こんにちは。PMP Masterです。
PMP試験対策ブログ更新していきます。
前回の記事はこちらです↓
本日は、コミニュケーションマネジメント計画書について、記事にしていきます。
先日、PMP試験対策講座で受講者の方から、コミュニケーションマネジメント計画書の存在意義についてご質問を頂きました。
実は、PMP試験合格に必須な事柄は、
「コミニュケーションマネジメント計画書の理解」がその一つだと思っています。
というよりも、コミニュケーションマネジメント計画書の存在意義を軽く捉えていると、思わぬところで失点しております。
ここで現実的なお話をします。
プロジェクトと成功に導くには、ステークホルダー間で適切な情報の発信受信を行う必要があります。これが無いと、プロジェクトは円滑にはすすみません。
的確なタイミングで、的確なメンバーに必要な情報を！が合言葉です。
私がPMP試験合格を目指していた頃、実のところコミニュケーションマネジメント計画書について、重要だとは思っておりませんでした（お恥ずかしい・・）。
チーメンバーとのコミュニケーションは、PM（プロジェクトマネジャー）が気をつけていればなんとかなる！って思っていたのです。
しかし、コミニュケーションマネジメント計画書が重要になるのは、
チームメンバーとのコミュニケーションだけではないのです！！
さらに大切なのは、ステークホルダーとのコミニュケーションです。
ステークホルダーとは、チームメンバーだけではなく、その他非常に多くの人間がステークホルダーとしてプロジェクトに関わっているのですよね。
一般的なマネジメントスキルとしてのコミュニケーションとプロジェクトのコミュニケーションマネジメントは、関係はしますが、全く同じものではないのです。一般的コミュニケーションスキルとは、世間一般の広い意味で使用されます。
では、プロジェクトのコミュニケーションマネジメントはどのようなものなのでしょうか？？？
コミュニケーションマネジメントについてはPMP試験に出題されるの？？
って思いの方、是非今日のブログを読んでください！
きっと答えを持ち帰っていただけると思います。
★PMP試験でのコミュニケーションマネジメント
コミュニケーションというと、人間関係のコミュニケーションの事のみかと直感的に思ってしまいがちですが、PMP試験対策としては、コミュニケーションとは、多岐に渡ると考えられています。
具体的には以下・・
- 口頭
- メール
- 文書
- 報告書
- アイコンタクト
- etc.
などなど多岐に渡るのです。
特に、報告書（作業パフォーマンス報告書など）の配布は、ステークホルダーとの重要なコミュニケーションであることが、PMPを取得する上で非常に大切な考え方になります。
コミュニケーションを適切に行うには、どうするのか？
それは・・・
コミュニケーションマネジメント計画書を作成して、それに従ってプロジェクト期間中のコミュニケーションを実施・管理していくことが必要です。
コミュニケーションマネジメント計画書
さて、みなさんコミニュケーションマネジメント計画書って作成されておりますか？
コミュニケーションマネジメント計画書は分厚い計画書である必要はないと思いますが、プロジェクトチーム内だけではなく、”ステークホルダー”になにかを伝える際にルールのようなものがあれば、齟齬が少なく必要な情報を決められた時期に関係者に伝えることができますよね！
ここがポイントです！
そうなんです！
ステークホルダーとのコミュニケーションルールを記載しておくのが、コミュニケーションマネジメント計画書
です！（チーム内のコミュニケーションは、チーム憲章ですね（後述））
このコミュニケーションマネジメント計画書には、「作業パフォーマンス報告書を配布する時期や、ステークホルダー（誰に報告書を配るのか？）」ということまで記載している文書になります。
コミュニケーションマネジメント計画書でなくても、以下の情報は必ず必要になります。
- 作業パフォーマンス報告書を読む相手が誰であるのか？
- それらのステークホルダーにはどんな情報が必須なのか？
などの情報は、どこかにマトリックスを持っていないといけないですよね！⇒これ、実は、やっていない企業さん多いです。残念ながら報告書が意味を成さないものになっています。
本当にコミュニケーションは多岐に渡ります。
PMP試験対策では、どのようなことを留意するおくべきか？といいますと、
★PMP試験対策のポイント
PMP試験対策としては以下の、2つ⬇︎
1)チーム内のコミュニケーション
2)ステークホルダーとのコミュニケーション
上記の２つを区別しておくと良いと思います。
ちなみにPMP試験対策本として有名なRita本には以下のように記載されています↓
リタ本の中では、
コミュニケーションマネジメント計画書は、”プロジェクトマネジメント計画書の一部であり、ステークホルダーとのコミュニケーションの必要性およびその戦略（どのように達成するかの戦略）について記載されている文書”と説明があります。
リタ本⇒PMP Exam Prep: Accelerated Learning to Pass the Project Management Professional (PMP) Exam
プロジェクトにおけるコミュニケーションマネジメントのアウトプットとしては、
- パフォーマンス報告書
- 成果物の報告書
- スケジュールの進捗報告
- コスト使用状況の報告
- etc.
などなど色々ありますが、これらはコミュニケーションマネジメント計画書のルールに沿って報告されるべきです（その報告書を見るステークホルダーは、プロジェクトのスポンサーよりの人物であることが多いです）
★PMP試験対策のポイント２
プロジェクトチーム内では、チーム憲章（PMBOK第６版より出てきた言葉です）が作成されていれば、チーム内のルールが記載されており、そこにコミュニケーションルールも記載されております。PMP試験問題でも、チーム憲章の作成の要否が出題されていた過去があります。
一方、バーチャルチームなど物理的にチームメンバーが顔を合わす回数が制限されている場合などは、「コミュニケーションマネジメント計画書」をしっかりと作成しておくことで、チーム内のコンフリクト・フリクションなどが発生する確率を下げられると思います。
グローバルプロジェクトなどは、このバーチャルチームが多いです。
PMP試験では、コミニケーションマネジメント計画書に関する問題は、かならず1〜2題程度出題されています。
私が、コミュニケーションマネジメント計画書を重要視していなかった頃は、ステークホルダーは、プロジェクトチークプラスαで、その他は外注先ぐらいだと勝手に思いこんでいました・・
プロジェクトの進捗方向を共有する重要なステークホルダーとの関係を良好に形成することは、プロジェクトの成功に必要なことです。そのためには、どのようなコミュニケーションを実施するべきが記載されているコミュニケーションマネジメント計画書がとても重要になるのでした！
本ブログ記事内容が、PMP試験合格のお役に立てればと思います。
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＜PMPMasterの独り言＞
私がPMP試験対策として外部研修に参加したころ、必ず言われていたのが、「優秀なプロジェクトマネジャーは、時間の9割をコミュニケーションに費やしている」そうです。
これは本当なんでしょうか？ ちょっと大げさで解釈を誤解されそうな表現な気がしてならないです。
プロジェクトマネジャーの全ての業務にコミュニケーションが発生するので、コミュニケーションに重点を置いているという表現が正しいような・・そんな気がします。
でもとにかく、ステークホルダーとのコミュニケーションがうまくいけば、それだけプロジェクトに好影響であることは、周知の事実ですよね(^O^)
皆さん、PMP試験合格目指して一緒に頑張っていきましょう！！
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